Mensen communiceren steeds meer op het internet over merken, producten, diensten en bedrijven. Niet alleen content managers of marketing verantwoordelijken sturen berichten over hun bedrijf of brand de wereld in, maar ook de werknemers zelf. Hierdoor verliezen organisaties vaak de controle over de social media monitoring en de eigen brand. Denk maar aan werknemers die online geruchten verspreiden over medewerkers van je bedrijf of negatieve commentaar posten op Facebook.
Dit kan je vermijden door social media richtlijnen toe te voegen aan je social media strategie. Aan de ene kant kunnen medewerkers met duidelijke instructies zo actiever aanwezig zijn op de social media kanalen van je organisatie. Anderzijds beschermt een social media beleid je bedrijf tegen ongewilde Twitter posts, foto’s op Facebook of blogartikels.
1. Bekijk de social media richtlijnen van grote bedrijven
Je onderneming is al vrij actief op social media kanalen, maar je weet niet goed hoe je concrete richtlijnen moet opstellen? Haal de mosterd bij grote internationale bedrijven, die een vaak een deel van hun social media beleid online zetten. Enerzijds om zich te profileren als organisaties met een open bedrijfscultuur, anderzijds om zowel intern als extern social media kanalen te promoten. Bestaande social media beleidsrichtlijnen kunnen deels worden overgenomen en ingevuld worden naargelang de noden van je eigen bedrijf. Neem eens een kijkje naar de Intel Social Media Guidelines, de Coca-Cola Company Online Social Media Principles of het beleid van Reuters in verband met reporting from the Internet and using social media.
2. Organiseer social media workshops
Om je werknemers in te lichten over de social media richtlijnen kan je social media workshops of social media infosessies organiseren. Op die manier voelen mensen zich meer betrokken bij de communicatiekanalen van je bedrijf. Vraag ook zelf in hoeverre zij de participatie zien.
3. Start vanuit de waarden van je bedrijf
Een social media beleid moet aansluiten bij de waarden van de organisatie. Probeer werknemers te sturen in de boodschappen die ze posten en herinner hen aan de verbintenis met het bedrijf. Enkele waarden die bijna in ieder beleid terugkeren zijn respect, relevantie en transparantie. Dit is natuurlijk makkelijker te controleren voor posts op professionele kanalen, maar men kan mensen alleszins bewust maken van de implicaties van posts op persoonlijke kanalen.
4. Maak een onderscheid tussen persoonlijk gebruik en professioneel gebruik
In principe kunnen mensen op hun persoonlijke profielen schrijven wat ze maar willen. Maar personen zijn in zekere zin verbonden met het bedrijf waarvoor ze werken. Daarom stellen organisaties vaak grenzen, die variëren naargelang de bedrijfscultuur. Veel grote bedrijven verbieden vooreerst het gebruik van social media tijdens de werkuren. Zelfs Colruyt, dat toch wel bekend staat als een bedrijf met een zeer open cultuur, laat zijn werknemers niet toe te surfen op Facebook, Twitter of LinkedIn tijdens de werkuren. Misschien worden bedrijfsroddels op het net zo reeds voor een deel ingeperkt (naast het feit dat mensen zich meer kunnen concentreren op hun werk)?
De persoonlijke communicatie is dan wel niet zo controleerbaar, communicatie via professionele kanalen is dat wel. Maak daarom een duidelijk onderscheid in je social media policy, met duidelijke instructies en strenge normen voor posts op de Facebook pagina van je bedrijf of je bedrijfsblog.
5. Licht de verschillende social media kanalen toe
Social media richtlijnen worden pas echt interessant voor werknemers wanneer ze ook effectief een onderscheid maken tussen de verschillende social media kanalen zoals Facebook, Twitter, bedrijfsblog, LinkedIn, YouTube en andere kanalen. Voor Twitter gelden andere regels dan voor comments op blog posts of een profiel op LinkedIn.
6. Maak duidelijk hoe je werknemers de kanalen van je eigen bedrijf kunnen promoten
De policy kan mensen aanzetten tot een meer actieve participatie op het internet. Verschillende bedrijven stimuleren dit ook in zeer sterke mate. In de VS is dit natuurlijk veel sterker het geval, denk maar aan bedrijven die in hun business blogs verschillende medewerkers aan het woord laten, zoals Whole Foods Market. Facebook participatie kan aangestuurd worden door wedstrijden of leuke foto’s!
7. Benadruk dat content waardevol moet zijn
Via sociale bedrijfsnetwerken willen organisaties vooral hun expertise laten zien aan (toekomstige) klanten. Wanneer medewerkers reageren op bepaalde berichten in naam van het bedrijf, dan moet die informatie constructief en waardevol zijn. Stel dat een SEO specialist op een forum of blog reageert in naam van een bedrijf, dan moet die content correct zijn.
8. Stel een content manager aan
In ieder bedrijf loopt vast en zeker wel een content guru rond die op de hoogte is van het reilen en zeilen op de social media bedrijfsplatformen en de social media marketing strategie. Zo iemand is uitermate geschikt voor het beantwoorden van vragen van werknemers over wat kan en niet kan. Vernoem die persoon in je social media guidelines, zodat je medewerkers steeds een vast persoon hebben waarbij ze kunnen aankloppen. De content managers kan het personeel tevens op de hoogte houden van Facebook wedstrijden of veranderingen in het landschap met wekelijkse mails.
9. Vraag na bij de werknemers hoe zij social media kanalen gebruiken
Werknemers hebben graag inspraak in het beleid. Dit geld evenzeer op vlak van social media. Vraag wat zij verwachten van de Facebook pagina of de bedrijfsblog. Stuur eventueel polls rond of een kort vragenlijstje en hang er een wedstrijd aan op.
10. Pas je social media beleid voortdurend aan
Social media kanalen zijn voortdurend in ontwikkeling. Pas daarom je beleid regelmatig aan!
Hoe zit het bij jullie bedrijf? Beschikken jullie over een social media beleid? En wat vinden jullie ervan?